6か月～3か月前

幹事を誰に頼むか決め、お願いする

幹事の人数の目安は、新郎側2名、新婦側2名。その中で1人、代表幹事を頼む人も決めておきましょう。それぞれ仕事やプライベートの予定もあるので、早めにお願いしておくのが望ましいでしょう。あまり人数が多すぎると、意見がなかなかまとまらなかったり、スケジュールが合わなかったりするので、出来るだけ幹事の人数を増やして一人一人の負担を減らしてあげたい場合は、企画メンバー、買い出しメンバー、当日受付スタッフなど、役割を明確にしてお願いするのがオススメ。

ゲストをリストアップ

新郎側、新婦側それぞれ何人くらい招待するかを決めましょう。スケジュールの都合などで、実際に参加してくれる人数は招待した人数のうち8割くらいになることが多いようです。男女別の人数も割り出しておくと、後々予算管理の際に役に立ちます。

会場探し、会場見学

ゲストの人数がある程度イメージ出来たら、会場選びを始めましょう。まずはお二人がやりたいイメージや雰囲気の会場で探し始めましょう。アクセスや、最低保証金額が設定されていると、その金額を飲食代で超えていなければ貸切できない、ということもあるので会場基本情報もチェックしましょう。

テーマを考える

歓談中心の会にしたい、とにかく楽しいパーティーにしたい、アットホームなパーティーにしたい、など大まかでいいのでテーマを決めましょう。

やりたい演出や企画を考える

やりたい演出がある場合は、そのための設備が整っているかどうかをチェック。例えばバンド演奏がやりたい！という場合、雰囲気が気に入っていてもバンドはNGなんてこともあるので要注意。

4ヶ月～3か月前

会場を決める

開催日が近くなればなるほど、人気の会場は埋まっていきます。3か月前くらいまでには会場を決めておくようにしましょう。

幹事さんを集めて顔合わせを行う

新郎側、新婦側それぞれの幹事を紹介して、自分たちの希望するテーマや企画演出を伝えましょう。

招待ゲストのリストを幹事さんに渡す

ゲストのリストアップは新郎新婦が行い、招待状や招待メールは幹事さんから送る、というケースが一般的。もちろん、新郎新婦が招待状やメールを送ってもOK。その場合は参加人数を随時幹事さんに共有しましょう。

会費を決める

会費-料理代×人数が、幹事さんたちが使える予算になります。費用については全て会費で賄ってもらうのか、プチギフトと景品は新郎新婦が負担するのかなど、予算の使い方は最初にしっかりとみんなで決めておきましょう。

役割分担を決める

二人がやることと、幹事さんにやってもらうことを細かく決めておきましょう。詳しい役割についてはまた別の記事でご紹介いたします。

二人のパーティーのテーマ、やりたい企画や演出を共有する

幹事さんにこれらを共有して、あとの詳しい企画や進行表の作成は幹事さんに任せる、というのが一般的。初回の顔合わせは新郎新婦が同席し、2回目以降の打合せは幹事さんにお任せできると、披露宴の準備に専念でき安心ですね。

3ヶ月～2か月前

招待状や招待メールを発送

パーティーの1か月前くらいまでに返事をもらえるように案内を出しましょう。会場への最終人数の確定は、1週間～10日前が多いようです。余裕をもって出欠をまとめましょう。

幹事さん中心に、演出・企画を決めてもらう

基本的に企画に関しては幹事さんにお任せしましょう。ただし、入場曲の希望や、披露宴で流した映像を二次会で流してほしいなど、細かな希望があれば伝えておきましょう。

1か月前～2週間前

・出欠の最終確認

・予算の最終確認

・進行表の確定

・台本の作成

・3次会を行うか、行う場合は会場の手配

これらは幹事さんにお願いしましょう

備品や景品の買い出し

出欠の確認が終わり、人数がある程度確定した段階で買い出しを行うのがオススメです。人数が予定よりも集まらず、赤字になってしまった、ということを防ぐためです。もしくは、必ず必要になる備品や、メインの景品は先に買っておき、残りの景品は最終予算が決まってから買い足す、というのもスムーズです。

プチギフトの手配

プチギフトは新郎新婦が、来てくれたゲストに対してお礼の気持ちを込めてプレゼントするものなので、できるだけ新郎新婦が手配しましょう。幹事さんへも同じプチギフトを配りますが、それとは別に幹事さんへのお礼のギフト用意して、感謝の気持ちを伝えるといいでしょう。

2週間前～1週間前

最終人数の報告

当日、急遽来られなくなったり、逆に急に来られることになった、という連絡が入る可能性もあります。最終人数報告の期日と、当日の人数の増減に対してお店の対応も併せて確認しておきましょう。当日人数を増やすのは可能でも、伝えた人数から減らすことはできないという場合も多いのでご注意を。

当日

二次会の準備は、しっかりとスケジュールを立てて、役割分担を明確にしておくことが重要です。当日はお二人が主役。めいっぱい皆さんにお祝いしてもらいましょう♪

なお、今回は幹事さんを立てて、企画や準備は幹事さんにお任せするケースを想定してご紹介いたしました。できるだけ幹事さんに負担をかけたくない場合についてはまた別の記事でご紹介しますのでお楽しみに♪

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