結婚式二次会の幹事は映画を1本創ることと認識しよう

初めて結婚式の二次会幹事を頼まれた方も安心してください。誰もが一度は観たことがある、クライマックスシーンで自然と涙がこぼれ落ちるような、感動の映画を思い出してください。

結婚式二次会は一般的に二時間で進行されます。映画の時間も大体二時間くらいですよね？結婚式二次会が終わった時に新郎新婦・ゲスト、その日会場に集まったすべての人が感動の渦に巻き込まれ、涙ながらに祝福し、されていたら、幹事としての仕事は大成功！！と言えるのではないでしょうか？

少し大げさかもしれませんが、身近な「映画」に例えて考えると、準備も進めやすいし、失敗しにくいと言われています。是非意識して、準備を進めてみてください。

とは言っても、まず何から手を付ければ良いの？？？となってしまわないよう、幹事を頼まれてまずやるべきことをポイント３つに絞ってお伝えいたします。

新郎新婦の希望を聞いて、二次会のコンセプトを決めよう

新郎新婦のやりたいこととは？

まずは、新郎新婦二人の希望を聞きましょう。最近ではコロナウイルスの影響もあり、二次会自体の開催を迷ったり、いざやると決めても友人に負担をかけたくないという理由から新郎新婦からアレコレ希望を伝えにくいというお声もあるようです。

そんなお二人に対しては、幹事を頼まれたあなたから、何をやりたいのか？ヒアリングしてあげましょう。そこから二次会全体のコンセプト創りが始まります。

・ウェディングケーキ入刀はしたい？
・ブーケトスは？
・余興を頼みたい友人は？
・乾杯挨拶は誰に頼みたい？
・全員集合写真は撮りたい？

などなど、これだけはやりたい、やって欲しいことや、流して欲しい音楽などについても確認しておくと良いでしょう。

新郎新婦のNG項目は？

反対に、新郎新婦が絶対にやって欲しくない、NG項目も聞いておいた方が良いでしょう。

・ゲームでビンゴは絶対ヤダ！
・妊婦の友人も来るから、会場は絶対禁煙で！
・下品な余興やゲームは嫌！
・披露宴で使うからこの音楽は流さないで！

などなど、これだけはやめて欲しいという項目を洗い出しておくと、失敗する確率を低くすることができるはずです。

NG項目はないけど、とにかく楽しい会にして欲しい♪みたいな希望もあるかもしれませんね。

【役割分担を決めよう】代表幹事

新郎新婦の希望を聴けたら、幹事の中での役割分担について決めておきましょう。幹事に指名されたみなさんも、多くの方はお仕事やプライベートの用事の合間を縫って準備を進めていくはず。最初にきっちり役割分担しておくことで、打合せの回数も無駄を省き、効率的に感動の二次会を創り上げることができます。

まずは、幹事団の中のリーダー、代表幹事を決めましょう。幹事はこれまで知り合いではなかった、新郎側の幹事と新婦側の幹事が複数名ずつ指名されることが多いです。

代表幹事の役割は、異なる意見を受け入れ、皆が納得して準備を進められるように調整をしたり、当日までのスケジュール管理をしたり、最終的なパーティーの実施に責任を持つ気持ちが必要です。

後述する、企画担当や会計担当を兼ねることもあるでしょう。

【役割分担を決めよう】企画担当

文字通り、二次会パーティーの進行内容を企画する担当です。できれば、二次会に1度以上の参加経験があったり、幹事経験がある人が担当すると良いでしょう。

全員経験がない場合は幹事代行サービスもありますので、検討してみても良いかもしれませんね。

【役割分担を決めよう】会計担当

二次会は一般的にはゲストから当日集めた会費で全ての運営費を賄うもの。男女で少し差を付けて会費を設定するケースが多いため、男性ゲスト○名×男性会費と女性ゲスト○名×女性会費の総額の想定・把握がまずは大事です。

そこから会場費にいくらの予算が必要なのか？景品や演出にはどのように予算を割り振るのか？を管理する必要があります。

万が一、赤字になってしまうと、新郎新婦に迷惑をかけてしまったり、幹事メンバーで負担しなければならなくなったりと、お金に関することはトラブルの元になりかねないので、注意が必要でしょう。

【役割分担を決めよう】当日運営に必要なスタッフ

最後に当日の運営スタッフについてです。事前準備は1人でもやれなくはないですが、当日の運営は1人では立ち行かないもの。

例えば、以下のようなスタッフが必要になることが多いです。

・司会者
・音響担当
・写真撮影係
・受付担当

細かなところまで計画を立てる最終段階になると、受付で集めたお金はパーティー中誰が管理するのか？披露宴会場からお花やウェルカムグッズを運ぶのは誰？ゲームの備品を進行に合わせてゲーム参加者に渡すのは？など、タイミングや立ち位置など含めて決めておくと、当日バタバタとせずに、スムーズに進行ができます。

当日までのスケジュールを共有しよう

各担当が決まったら、スケジュールを決めていきましょう。

新郎新婦が二次会会場を予約し、ご友人に幹事を依頼するのは平均的には2か月～3か月前が多いと言われています。残り期間を確認し、打合せの回数やその時までに決めること、宿題事項など、大枠のスケジュールを決めておくとスムーズ。

コロナ禍で爆発的に普及した、オンラインMTGのツールなども活用することで、安心・安全な打合せができますね。

連絡手段を決めておこう

専用のLINEグループを作る方が多いようですが、二次会の企画を進めていく上では進行表や会費と出費を管理する表計算シートなどを活用していくことが多いです。

その場合、添付資料のやり取りやPCを使ってのコミュニケーションも想定する必要がありそうです。

普段使っているITツールやコミュニケーションツールは人それぞれです。代表幹事さんが上手く仕切りながら、円滑にコミュニケーションができる方法を話し合って決めておくと良いでしょう。

関連記事

こんなに変わった！コロナ前のパーティとコロナ後のパーティ

関連記事

「渋谷・恵比寿・代官山エリア」人気のおススメ会場3選

関連記事

1.5次会、結婚パーティー会場の選び方とは？

関連記事

最近流行りの1.5次会って何？