前回の記事では幹事を決める時に抑えておくべきポイントをご紹介しました。
本記事では、幹事を決めた後に、いつ、どのようにお願いするかをご紹介いたします。前回記事はこちら↓

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幹事をお願いするタイミングは？

直前に頼まれたら困ってしまうのは当然。4～5ヶ月前にはお願いできるようにするのが理想とされていました。ですが、コロナ禍においては、直前まで開催できるかどうか分からない、、開催すべきかどうか悩んでいる、といったカップルがほとんどです。

※延期をしたとしても、二次会は必ず行いたいと思っている場合

その旨伝えた上で早めにお願いしましょう。3ヶ月前にはお願いしておくのが理想的です。延期の可能性があるので、購入リストだけはあらかじめ作っておき、実際の購入は1週間前に一気に動く。もしくは、賞味期限や使用期限のないものを購入するなど、様々なケースを想定して、準備を進めることができるので安心です。

※ギリギリまで開催するかどうか悩みそうな場合

できるだけ準備は新郎新婦が行い、受付や、司会など当日の手伝い中心に幹事を依頼しましょう。その場合も早めにお願いしたい旨伝えておき、心の準備をしておいてもらいましょう。音響や映像は、会場にお願いできるところを選ぶとより安心です。お二人が準備、企画に手が回らないという場合も、プランナーがいる会場を選べば相談に乗ってもらえることもあります。

お願いの仕方

今までは、直接会ってお願いするのがマナーとされていました。一番最初の打合せは、新郎新婦と幹事さんとの顔合わせを兼ねて、食事会を開くのが一般的でした。コロナ禍においては、4人以上の会食は控えなければならいため、新郎新婦＋幹事4人では食事会も開催しにくいものです。そのため、最近ではZoomなどを使ってオンラインで顔合わせや打合せを実施するケースの方が増えています。

また、状況に応じて延期や中止も視野に入れて動いていくとなると、幹事はできるだけ近しい間柄の人にお願いするのがお二人にとっても心強いでしょう。兄弟や同僚にお願いしてみるのもひとつです。お二人の立場や環境をよく分かってくれている方に頼んでおけると、いざというときによき理解者となって相談に乗ってもらえるのではないでしょうか。

明確に役割分担を

主な役割は、会場探し、ゲストへの招待、企画、演出、買い出し、予算管理、進行表や台本作成、司会、受付などが挙げられます。会場探しとゲストへの招待、景品・備品・プチギフト・受付備品などの買い出しは新郎新婦が行い、企画、演出、当日の運営は幹事さんが行う、など明確に役割分担をしましょう。また、メイン幹事さんと、会計担当さんは個別にお願いしておくのがオススメです。

丸投げしない

企画を幹事さんにお願いするとしても、「余興は○○さんにお願いしたよ」「ゲームはクイズ系がいいな」「歓談中心でお願いしたい」など、ある程度の希望は伝えましょう。幹事さん同士で意見が分かれないよう、大まかな筋道は決めてお願いすることが大切です。

幹事さんに必要経費を先に渡しておく

景品やプチギフトなどを新郎新婦が準備する、と決めていても、何かと必要な備品が生じるものです。その都度新郎新婦に請求するのが忍びなく、自腹を切って用意した、といった負担が生じないように、会計担当さんに必要経費を予め渡しておくといいでしょう。

打合せ時のお茶代はカフェのプリペイドカードを

幹事さんだけで集まったときに利用してもらえるように、カフェのプリペイドカードを渡しておいたという新郎新婦さんも。幹事さん一人1枚ずつ用意して、幹事を引き受けてくれたお礼も兼ねて渡せば、実際に打合せで使う機会がなかったとしても、それぞれ好きなタイミングで利用できるのでいいですね。

いかがでしたか？快く引き受けてもらうために、丁寧な心配りを大切にしましょう♪

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