幹事のための結婚式二次会準備マニュアル

司会・幹事

2017.10.16

幹事のための結婚式二次会準備マニュアル

親しい友人が結婚することになり、幹事を依頼されて快諾したものの、結婚式二次会の幹事とはどのような事を行えばいいのか、また、どのような準備が必要なのか全く見当もつかないという方もいると思います。

最初は誰もが幹事初心者。勉強して、経験したからこそベテラン幹事になっていきました。この記事では、幹事を頼まれた際に、結婚式二次会当日までに準備しなければいけないことやその流れをご説明していきますので、参考にしてみてくださいね。


1) 二次会幹事を頼まれた際の心得

結婚式の二次会の準備は会場を探して予約するなど、様々な手配が必要なため、早めに準備をしはじめる必要があります。飲み会のように数日前に居酒屋の予約をするというような気軽なものではないということをまず念頭に置いておきましょう。

一般的には、二次会の準備は三ヶ月前からスタートします。この準備期間は二次会の規模にもよりますので、大人数の二次会の幹事を依頼された場合には、プラス一ヶ月をして四ヶ月前から準備を始めるのが無難でしょう。


2) 幹事チームを編成する

幹事を頼まれた際にまずはじめに行うことは、結婚式二次会幹事チームを作る事。一般的には、新郎側から1名、新婦側から1名の友人に幹事が依頼されます。さらに新郎側、新婦側からそれぞれ1-2名を幹事チームのメンバーに選出します。2名では意見がぶつかりがちになるということもありますし、人手の観点から言っても、すべての準備を2名だけで行うことは困難であるからです。チームメンバーが集まったら、役割分担も決めましょう。役割はリーダー、会計、雑務などに分かれます。

そして、もうひとつ重要なことは、アドバイザーとして新郎新婦も幹事チームに入ってもらうこと。すべて友人側で用意してサプライズを提供するのも素敵なことですが、すべてのサプライズが満足に繋がるかと言えば、そういうわけでもありません。新郎新婦にも理想の二次会のイメージがあるので、それとあまりにもかけ離れていると不満が残る結果になってしまうのです。

かといって、すべての話し合いに参加してもらう、準備もすべて一緒にしてもらう、ということではなく、新郎新婦には重要なポイントを決めてもらったり、意見を聞く”アドバイザー”という立場でチームに入ってもらうのがベストです。例えば、二次会の日時、二次会の全体的な雰囲気、予算のイメージなどは最初に新郎新婦に決めてもらうのが良いでしょう。その後も方向性が間違っていないか、要所要所でイメージをすり合わせていくことも大切です。


3) 二次会に招待するゲストのリストアップをする

これは、基本的には新郎新婦の役割となりますが、ゲストの数を把握することは幹事をするにあたって必須事項となります。このあとに、準備する会場の大きさや収容人数、料理の数など、人数がおおまかにでも予測出来ていないと会場を押さえることさえ難しくなるからです。


4) 二次会のテーマを決める

何を作るにしても最初にテーマを決めていなければ、チームメンバーがそれぞれ違うイメージを持って準備を進めてしまうため、まとまりのないものになってしまいます。これは、二次会の準備にも当てはまることなので、まずは、どのような二次会にするのかテーマを明確にし、幹事チーム全体でそのイメージをしっかり共有しましょう。先ほど少し述べたように、このテーマを決めるに当たっては、主役である新郎新婦の希望を最優先で取り入れることで、新郎新婦にとっても満足のいく二次会プランが出来上がるでしょう。


5) 会場探しスタート、そして会場の決定をする

チームを編成し、テーマも決まったところで二次会の会場探しをスタートさせます。 二次会会場と言っても、レストラン、居酒屋、パーティー専門の会場、ホテルの大広間、結婚式会場など様々な会場があります。これらの会場の中から先に決めたテーマに沿って会場探しを進めていきます。会場の雰囲気に加え、その二次会が行われる季節や人数、予算も踏まえて、希望を満たす会場をリストアップしていきます。

まずは、emotional party(エモーショナルパーティー)などの結婚式二次会、 会場検索サイトで希望条件を入力して検索します。

アクセスの良さ、控え室があるか、会場使用料がかかるか、バンド演奏は可能かなど、希望の二次会が開催出来るような条件を入力して検索してみましょう。リストアップした後は、実際に足を運んで自分の目で会場を確かめ、その会場のウェディングプランナーさんなどに希望を伝え相談します。その中で希望と合致する会場があれば会場の予約を取るという流れになります。もし、その時点で決定は出来ないが、気になる会場があった場合は、仮予約で会場を一旦押さえておくという手段もあります。この場合、予約金が必要かを必ず確かめ、必要な場合は新郎新婦への事前相談も忘れずに。


6) ゲストに招待状を送る

ゲストに招待状を送る方法は、大きく分けて郵送とeメールという2つの方法があります。どちらの方法を取るかは二次会のテーマにも関わってきます。例えば、ファッションショーのようなおしゃれなイメージのパーティーがテーマであれば、招待状もこだわって作成し、郵送する方法の方がイメージに合い、ゲストのワクワク感も高めることが出来ます。郵送にする場合はもちろん手間や時間がかかりますので、早めに準備を始めましょう。

そして、二次会開催側、ゲスト側の両方の利便性を高めるならeメールで招待状を送るのが良いでしょう。メールにGoogleマップなどの地図アプリのURLを添付することも出来るので、当日会場までのアクセス方法を確かめる手間も省けます。メールを一括送信する場合、メールアドレスはBCCに入れ、ゲストのプライバシーを守ることも忘れずに行いましょう。


7) 二次会当日の進行スケジュールなどを決定する

結婚式二次会は一般的に約2時間と言われていますが、その2時間の中で何を行うかスケジュールを決めていきます。スケジュールの詳細まで考えておくことは大切ですが、詰め込み過ぎには注意しましょう。二次会の進行は押してスムーズに進行しない事が多いもの。演出と演出の間に時間の余裕を持たせておくことが重要です。

演出には色々なものがありますが、ここでも最初に決めたテーマに沿って演出内容を決めていきます。人気がある演出としては、ビンゴゲーム、ウェディングケーキカット、景品付きのクイズ大会やじゃんけん大会、新郎新婦のプロフィールビデオの上映、ゲストへのお礼としてのプチギフト、バンド演奏、シャンパンタワー、両親や友人からの手紙紹介、新郎新婦それぞれが書いたラブレターの公開、DJによる音楽演出、芸能人を呼ぶなどがあります。

テーマに沿って演出を決めることも重要ですが、一部のグループだけが盛り上がる演出ではなく、参加者全員が楽しめる演出であるかという点もしっかり検証しましょう。


8) 二次会当日に手伝ってもらえる人を集める

二次会の当日は、司会、受付、映像、音響、ゲストが困っていないか気を配るなどやるべきことは多く、幹事チームのメンバーだけでは、仕事が回りません。そのため、当日だけスタッフとして様々な役割を担ってくれる人が必要になります。新郎新婦とも親しい友人に個別に相談してお願いをします。
二次会当日のお手伝いをお願いする際には、コミュニケーション能力が高く、イベントが好きで、ルーズではなく信頼がおける人に頼むようにすると、二次会をスムーズに進行させることが出来るでしょう。


9) ゲストの出欠の最終確認を行い、予算を確定させる

二次会の1ヶ月前までには、ゲストの出欠の最終確認を行いましょう。この頃には演出を確定させる必要があり、人数によって出来る演出も変わってくるからです。
出欠の確認を行った後でも、突然欠席するゲストも出てくるものなので、数人分がカバーできるくらいの余裕を持たせて予算を組むことをおすすめします。

さらに、備品の貸し出しや各種演出が別料金なのかはしっかり確認しておく必要があります。無料の”つもり”で予算を組んでしまうと、最終的に赤字になってしまうこともあるので、細かい点まで確認してから予算を確定させましょう。


10) 備品、プチギフトの購入〜三次会の準備をする


11) 最終確認をする

1週間ほど前になったら、二次会会場に最終人数の報告を行い、演出に必要な備品が揃っているか、音響設備などは正常に作動するかなどを細かくチェックしておきましょう。これで結婚式二次会の準備は万端です!


結婚式の二次会準備にも地図が必要です!

結婚式二次会の準備手順について、初心者の方でも分かりやすいようにご説明してきましたが、いかがでしたでしょうか?何をするかも分からないまま二次会の準備を始めるのは、地図を持たずに旅に出てしまうようなもの。準備の流れをまずはしっかりイメージして、頭に叩き込んでおくことで、スムーズに準備を進められるようになります。大切な友人の結婚式二次会が最高のものになるようにしっかり準備をしていきましょう!

TOPICS

関連記事

二次会・1.5次会をご検討の方
お気軽にお電話を承っております。

0120-961-812

随時無料相談会も行っております。
お気軽にご利用ください。

無料相談はこちら

結婚式の二次会・1.5次会パーティー等をご検討されている方へ。会場選定からプロデュースまで専門プランナーがご案内いたします。いつでもお気軽にご相談ください。

電話でのご相談

0120-961-812

電話受付時間:10:00〜22:00
(平日・土日祝)

メールでのご相談

会場探しの相談をする