どのくらいかかる?失敗しないための二次会の打ち合わせ

二次会・1.5次会の基礎知識

2017.10.11

どのくらいかかる?失敗しないための二次会の打ち合わせ

結婚式の二次会は、結婚式本番と比較すると、準備が疎かになりがちです。
それもそのはずで、披露宴では新郎新婦の家族や親族のためのお披露目の場としての意味合いが強く、新郎新婦にとっては、結婚式本番こそがメインイベントであり、最も気を遣ってしまうところだからです。
披露宴では、新郎新婦が各々の友人とゆっくり話すことは難しい。しかし、ゲストの中にはわざわざ遠方から来てくださる方もいらっしゃるはずです。

そこで、二次会で、新郎新婦が各々の友人と親交を深め、遠方から来てくれたゲストに楽しんでもらう場を作る必要があります。 また、二次会はしっかりと段階を踏んで事前準備をしていくことで、必ず成功させることができます。

今回は、結婚式の二次会を成功させるために、どのように事前準備をしていく必要があるのかについて、ご紹介したいと思います。


1)二次会こそ綿密な打ち合わせが必要!

結婚式本番の準備は必要以上に行うけれど、二次会の準備にはそれほど時間をかけないというカップルは少なくないのではないでしょうか。しかし、結婚式の二次会こそ綿密な準備が必要となります。

その理由は、結婚式本番は一般的に大まかな流れが決まっているのに対して、二次会において何をするかは完全に新郎新婦の自由だからです。そのため、二次会の構成をしっかりと決めないと、終始メリハリのないだらけた二次会になってしまいます。

二次会はゲストに楽しんでもらう場です。 そのため、新郎新婦にばかりフィーチャーした構成にしてしまうと、場がシラける恐れがあります。 二次会の参加者全員が一丸となって楽しむことができる企画を考えられれば、ゲストにとって思い出深く、盛り上がる最高の二次会になります。

二次会について準備をしていく場合は、新郎側および新婦側のゲストの顔ぶれを考慮し、ゲスト全員が楽しめる構成を考えるようにしましょう。 例えば、ゲストの中には新郎新婦との距離がそれほど近くない人もいれば、みんなの輪の中に入るのが決して得意ではない人もいるはずです。 そのようなゲストにもしっかりと配慮して二次会の構成を決めることができるといいですね。


2)二次会を成功させるために、打ち合わせを始める時期!

はじめに、二次会を成功させるためには二次会の準備を開始する時期が重要になってきます。
結婚式本番の準備にばかり気を取られていて、二次会の準備が式の直前となってしまっては、二次会が成功する可能性は低くなってしまいます。

二次会の準備は、時期に合わせて段階的に進めていきましょう。以下では、本番前の段階ごとに必要となる二次会の準備をまとめてみました。

① 本番5か月前

本番5か月前というと、まだ挙式の準備もそれほど始めていないカップルも少なくないでしょう。 しかし、二次会のための準備には、本番5か月前から始めるべき項目があります。 それは、幹事の依頼です。

多くの場合、二次会は新郎新婦とは別に幹事がいて、その方が当日は二次会全体を仕切ってくれます。 そのため、幹事の依頼はなるべく早くしておく必要があります。 二次会の構成が決まっていくに従い、それを幹事に共有していくことで、当日の二次会がスムーズに進められるようになります。 幹事の依頼は、本番の5か月前をめどに行うべき項目です。

また、ゲストのリストアップも5か月前あたりから始めていく必要があります。 ゲストの人数が決まらないと、会場を決めることもできません。ゲストのリストアップを早い時期に始めることで、その後の準備を効率的に行うことができます。

② 本番3~4か月前

ゲストのリストアップが済み、二次会を行う会場を決めた場合、この時期に予約をする必要があります。 人気の会場は3か月前に埋まってしまうこともしばしば。3~4か月前をめどに予約をしておきましょう。 憧れの会場がある場合は、なるべく早く予約して会場を押さえてしまうのが鉄則です。また、会場を決める際は、くれぐれも下見を行ってください。

インターネットやパンフレットで見た印象と実物の印象は大きく異なる場合があります。 実際に下見をしてから会場を予約することで、新郎新婦が思い描く通りの二次会を作り上げることができます。 会場を押さえた後は、一度、幹事の方と打ち合わせを兼ねた食事会を行うのも二次会の準備をスムーズに進めるためには有効です。 とりとめのない会話であっても実際に顔を合わせて幹事の方と打ち合わせをすることで、新郎新婦が思い描いている二次会の雰囲気を共有することができます。 幹事の方から思わぬ秀逸なアイディアが飛び出してくることもありますので、対面での打ち合わせは非常に効果的なのです。 合わせて同じ時期に、二次会当日に受付として会計を担当してもらう方も決めておきましょう。 こちらも直接出向いてお願いすると印象が良いです。 会場により会場使用料等の清算方法は異なるので、それも併せて受付担当の方と相談しておきましょう。

③ 本番1~2か月前

本番1~2か月前にはリストアップしたゲストに招待状を送ります。 ゲストによっては仕事を休む必要も出てくるため、本番2か月前をめどに招待状を送ると、ゲストが都合をつけやすくなります。 その後、ゲストの出欠を集計します。 これで、二次会当日の参加者の大まかな人数がわかり、用意すべき席の数、ドリンクおよび料理の量を会場に伝えることができます。

また、この段階から、当日の大まかなゲストの席も決めておきましょう。 席の配置は意外と重要なものなので、ゲスト全員が盛り上がることのできる席を考えましょう。 ゲストの人数が確定することで、二次会の費用も確定させることができます。 予算と費用の兼ね合いから、演出やゲームや景品に使うことのできる費用を割り出すこともできます。 結婚式の二次会というと、ビンゴ等のゲームや景品が思い浮かびますが、それらを決めるのはゲストの出欠を把握できてからになるのですね。 二次会当日に余興やスピーチを依頼する場合は、本番1~2か月前に依頼をしておきましょう。

④ 本番直前

本番1~2週間前には、当日に必要な備品を購入していきます。 新郎新婦が購入せずに、幹事に購入を任せる場合は、リストを渡し、領収書は保管しておいてもらいましょう。 時間をとることができるのであれば、幹事の方と最終打ち合わせを行うと当日がスムーズに進みます。

このように、二次会の準備は本番の約5か月前から始めなくてはいけません。 二次会の準備も挙式の準備とほとんど変わらない密度で行うことで、結婚式全体を通して成功させることができます。 二次会での主役は当然ながら新郎新婦ですが、二次会ではゲストに楽しんでもらうことも大切になります。 くれぐれも二次会の準備も手を抜かずに行いましょう。


3)二次会を成功させるために、打ち合わせで決めておくべき事項!

二次会についての打ち合わせは、新郎新婦と会場スタッフの間、新郎新婦と幹事の間で行われます。 それぞれどのような内容の打ち合わせを行う必要があるのでしょうか。

① 新郎新婦と会場スタッフ間での打ち合わせ

新郎新婦と会場スタッフ間での打ち合わせでは、以下のようなことを決める必要があります。

  • ・全体を通して、二次会をどんな雰囲気にするか。
  • ・二次会は立食形式にするか、着席形式にするか。
  • ・飲み放題を付けるか、どんな料理を用意するか。
  • ・予算
  • ・開始時間および終了時間

新郎新婦と会場スタッフ間での打ち合わせでは、全体を通して二次会をどんな雰囲気にするかが重要になってきます。 ゲスト同士がゆっくりと会話できる環境の二次会と、ゲームや余興をふんだんに盛り込んだ二次会では、会場選びも変わり、食事のスタイルも変わります。 二次会の内容を決める場合は、全体の雰囲気から消えて、それに合わせて細部を整えていくと良いです。

② 新郎新婦と幹事間での打ち合わせ

新郎新婦と幹事間での打ち合わせでは、当日や当日直前の段取りについての打ち合わせが中心となってきます。

  • ・ゲストへの招待状は新郎新婦と幹事のどちらが送るのか。どのような形式で送るのか。
  • ・当日の大まかなスケジュール。
  • ・受付で会費を集める人は誰にするのか。

場合によっては、幹事に多くの事務仕事をお願いすることも少なくありません。 そのため、新郎新婦と幹事の打ち合わせは、段階的に何度か行う必要があります。 新郎新婦と幹事の意思疎通が上手くできていると、準備の段階および当日に混乱が生じる恐れが減ります。

4)二次会の成功のために!二次会の準備は段階に応じて適宜進めていきましょう!

以上のように、結婚式の二次会の準備は意外なほどにボリュームがあります。 段階的に準備をしていかないと、本番直前に大慌てで多くの物事を決める事態になりかねません。

二次会の幹事は新郎新婦と親しい友人の中から選ばれることが多いです。 プロのプランナーやスタッフが運営してくれる挙式や披露宴とは勝手が違うことも多いので、新郎新婦と幹事の打ち合わせは十分にしておきたいものです。

また、二次会においては、新郎新婦がゲストを楽しませるという気持ちを持つ必要もあります。 挙式と披露宴の中心は絶対的に新郎新婦ですが、二次会では、新郎新婦がゲストをもてなす心を大切にすることで、二次会が新郎新婦とゲストのどちらにとっても思い出深く素敵なものになります。

二次会のメインイベントでもあるゲームや余興については、二次会に参加してくれるゲストが決まった段階で決めていきましょう。 一部のゲストのみが盛り上がることのできるものではなく、ゲスト全員が楽しめるゲームや余興を選択できると、素敵な二次会になります。

二次会当日は、新郎新婦が場の雰囲気に配慮する必要がある場面も少なからず存在します。 ゲスト全員が楽しい時間を過ごせる二次会にするためにも、二次会の準備は新郎新婦、幹事および会場スタッフが綿密に連絡を取り合い、入念に行う必要があるのです。

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